Thủ tục công chứng

Văn phòng công chứng Việt Hưng xin hướng dẫn trình tự thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch cơ bản, đối với hợp đồng, giao dịch cụ thể thì người yêu cầu công chứng liên hệ với Văn phòng công chứng Việt Hưng để được hướng dẫn thêm:

a) Trình tự thực hiện:

– Bước 1: Nộp hồ sơ

Người yêu cầu công chứng hoàn thiện hồ sơ và nộp trực tiếp tại trụ sở Văn phòng công chứng Việt Hưng.

– Bước 2: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ

Công chứng viên trực tiếp nhận, thực hiện kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng:

+ Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng;

+ Trường hợp hồ sơ yêu cầu công chứng chưa đầy đủ: Công chứng viên ghi phiếu hướng dẫn và yêu cầu bổ sung (phiếu hướng dẫn ghi cụ thể các giấy tờ cần bổ sung, ngày tháng năm hướng dẫn);

+ Trường hợp hồ sơ không đủ cơ sở pháp luật để giải quyết: Công chứng viên giải thích rõ lý do và từ chối tiếp nhận hồ sơ. Nếu người yêu cầu công chứng đề nghị từ chối bằng văn bản, Công chứng viên báo cáo Trưởng Văn phòng xin ý kiến và soạn văn bản từ chối.

– Bước 3: Soạn thảo và ký văn bản

+ Trường hợp văn bản đã được người yêu cầu công chứng soạn thảo sẵn: Công chứng viên kiểm tra dự thảo văn bản, nếu trong dự thảo văn bản có điều khoản vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội, nội dung của văn bản không phù hợp quy định của pháp luật, Công chứng viên phải chỉ rõ cho người yêu cầu công chứng để sửa chữa. Trường hợp người yêu cầu công chứng không sửa chữa thì Công chứng viên có quyền từ chối công chứng;

+ Trường hợp văn bản do Công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng: Trường hợp nội dung, ý định giao kết hợp đồng, giao dịch là xác thực, không vi phạm pháp luật, không trái đạo đức xã hội thì Công chứng viên soạn thảo hợp đồng, giao dịch;

+ Người yêu cầu công chứng tự đọc lại dự thảo văn bản hoặc công chứng viên đọc cho người yêu cầu công chứng nghe theo đề nghị của người yêu cầu công chứng. Trường hợp người yêu cầu công chứng có yêu cầu sửa đổi, bổ sung, Công chứng viên xem xét và thực hiện việc sửa đổi, bổ sung ngay trong ngày hoặc hẹn lại;

+ Trường hợp người yêu cầu công chứng đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong dự thảo văn bản, Công chứng viên hướng dẫn người yêu cầu công chứng ký vào từng trang của văn bản.

– Bước 4: Ký chứng nhận

Công chứng viên yêu cầu người yêu cầu công chứng xuất trình bản chính của các giấy tờ theo quy định để đối chiếu trước khi ghi lời chứng, ký vào từng trang của văn bản và chuyển bộ phận thu phí của tổ chức hành nghề công chứng.

– Bước 5: Trả kết quả công chứng

Bộ phận thu phí của Văn phòng công chứng Việt Hưng hoàn tất việc thu phí, thù lao công chứng và chi phí khác theo quy định, đóng dấu và hoàn trả lại hồ sơ cho người yêu cầu công chứng.

b) Cách thức thực hiện:

– Người yêu cầu công chứng nộp và nhận kết quả giải quyết hồ sơ trực tiếp tại trụ sở Văn phòng công chứng Việt Hưng;

– Trong trường hợp người già yếu không thể đi lại được, người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở Văn phòng công chứng Việt Hưng, việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng theo yêu cầu của người có yêu cầu công chứng.

c) Thành phần, số lượng hồ sơ:

– Thành phần hồ sơ:

+ Phiếu yêu cầu công chứng;

+ Dự thảo hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn (nếu có);

+ Bản sao giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân/Giấy chứng minh sĩ quan quân đội nhân dân Việt Nam/Hộ chiếu của các bên tham gia giao dịch;

+ Bản sao giấy chứng nhận quyền sở hữu, quyền sử dụng về tài sản hoặc bản sao giấy tờ khác chứng minh quyền sở hữu/quyền sử dụng tài sản theo quy định của pháp luật;

+ Bản sao giấy tờ khác có liên quan đến hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải có:

* Giấy tờ chứng minh về tình trạng tài sản chung/riêng:

♦ Quyết định/Bản án của Tòa án nhân dân có thẩm quyền; Văn bản khai nhận di sản/phân chia di sản thừa kế; Văn bản tặng cho tài sản;

♦ Văn bản thỏa thuận phân chia tài sản chung riêng/nhập tài sản riêng vào khối tài sản chung vợ chồng, thỏa thuận xác lập chế độ tài sản của vợ chồng;

♦ Văn bản cam kết/thỏa thuận về tài sản riêng trong thời kỳ hôn nhân;

♦ Giấy chứng nhận kết hôn/xác nhận về quan hệ hôn nhân;

♦ Giấy xác nhận về tình trạng hôn nhân.

* Giấy tờ về thẩm quyền đại diện:

♦ Trong trường hợp giao dịch của người chưa thành niên: Bản sao giấy khai sinh/Trích lục khai sinh; Giấy chấp thuận của người đại diện theo pháp luật cho người chưa thành niên thực hiện, xác lập giao dịch dân sự theo quy định pháp luật;

♦ Trong trường hợp đại diện theo ủy quyền: Bản sao Văn bản ủy quyền được lập đúng hình thức quy định.

♦ Trong trường hợp mất/hạn chế năng lực hành vi: Bản án/Quyết định của tòa án về việc tuyên bố mất năng lực hành vi/hạn chế năng lực hành vi dân sự; Văn bản thỏa thuận cử người giám hộ, người giám sát giám hộ, đăng ký giám hộ; Văn bản cam kết về việc người giám hộ giao dịch liên quan đến tài sản vì lợi ích của người mất năng lực hành vi, có sự đồng ý của người giám sát giám hộ;

* Giấy tờ chứng minh tư cách tham gia giao dịch:

♦ Cá nhân là người Việt Nam cư trú trong nước: hộ khẩu;

♦ Cá nhân là người Việt Nam định cư ở nước ngoài: Giấy tờ chứng minh nguồn gốc Việt Nam; Giấy chứng nhận có quốc tịch Việt Nam, thôi quốc tịch Việt Nam, đăng ký công dân, các giấy tờ chứng minh được phép nhập cảnh vào Việt Nam…;

♦ Tổ chức, doanh nghiệp: có các giấy tờ thể hiện tư cách pháp nhân và thẩm quyền quyết định thực hiện giao dịch theo pháp luật về doanh nghiệp, pháp luật về đầu tư: Giấy đăng ký kinh doanh/Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp/Giấy phép đầu tư; Con dấu của pháp nhân; Biên bản họp của Hội đồng thành viên/Hội đồng quản trị/Đại hội cổ đông hoặc văn bản đồng ý của chủ sở hữu doanh nghiệp đối với giao dịch không thuộc thẩm quyền quyết định của người đại diện theo pháp luật…;

* Giấy tờ tùy thân của người làm chứng/ người phiên dịch (trong trường hợp cần phải có người làm chứng/ người phiên dịch); Chứng chỉ/văn bằng về ngôn ngữ của người phiên dịch.

– Số lượng hồ sơ: 01 bộ.

d) Thời hạn giải quyết hồ sơ: Không quá 02 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ; đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.

đ) Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân, tổ chức, hộ gia đình.

e) Cơ quan giải quyết thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng Việt Hưng.

g) Kết quả thực hiện thủ tục hành chính: Hợp đồng, giao dịch được công chứng.